Privacyverklaring

Privacyverklaring Notariskantoor Familierecht Meuwese B.V.

Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Deze privacyverklaring is opgesteld in oktober 2023.

Onze contactgegevens
Naam kantoor: Notariskantoor Familierecht Meuwese B.V.
Adres: Vossenstraat 6
Postcode / Plaats: 6811 JL Arnhem
Contactpersoon: mr I. Meuwese
E-mailadres: meuwese@familierechtmeuwese.nl

Grondslag voor het opvragen van persoonsgegevens
Ons kantoor verwerkt uw persoonsgegevens alleen als daarvoor een rechtsgrond bestaat. De onderstaande verwerkingen vinden plaats op basis van één van de volgende rechtsgronden uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):

• het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
• om te voldoen aan wettelijke taken of verplichtingen;
• voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven;
• vanwege een gerechtvaardigd belang.

De persoonsgegevens die ons kantoor verwerkt
Alle informatie waardoor een natuurlijk persoon (de betrokkene) kan worden geïdentificeerd of identificeerbaar is valt onder persoonsgegevens. De persoonsgegevens die wij van u kunnen verwerken (daaronder valt het ontvangen, het opslaan, het aanpassen, het doorsturen en het verwijderen) zijn onder meer:

• uw volledige voornamen en achternaam, uw titel, uw geslacht;
• contactgegevens, zoals (post)adres, (mobiele) telefoonnummer en e-mailadres;
• identiteitsbewijs, geboortedatum en geboorteplaats, nationaliteit, uw Burgerservicenummer (BSN) en burgerlijke staat;
• financiële informatie, zoals uw bankrekeningnummer;
• technische gegevens, zoals uw IP-adres, het apparaat waarmee u onze website bezoekt en de pagina’s die u bekijkt;
• persoonsgegevens die u ons geeft als u bij ons solliciteert, zoals opleidings- en loopbaangegevens;
• de overige persoonsgegevens die wij van of over u krijgen of die wij zelf kunnen verkrijgen en die wij gebruiken voor hieronder genoemde doelen.

Persoonsgegevens in notariële akten
De wet schrijft voor wat er allemaal aan persoonsgegevens door de notaris verzameld en gecontroleerd moet worden als er een notariële akte wordt gemaakt. Dit heeft invloed op de verwerking van uw persoonsgegevens. Wij wijzen u op het volgende:

1. De notaris moet bepaalde persoonsgegevens in de akte zetten.
2. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren, bijvoorbeeld in de Basisregistratie Personen (BRP), het Handelsregister en het Kadaster.
3. De notaris dient verplicht uw identiteit te controleren. Wij dienen daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u op te vragen. De notaris is één van de weinige partijen die uw identiteitsbewijs ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
4. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. De notaris dient echter bepaalde documenten met (persoons)gegevens verplicht in te dienen bij onder meer het Handelsregister en het Kadaster.
5. De notaris is verplicht de origineel ondertekende notariële akte met uw persoonsgegevens altijd te bewaren.
6. Zodra de notariële akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, dient de notaris een nieuwe notariële akte op te maken waarin de wijziging staat.

Persoonsgegevens bij juridische diensten en adviezen
Ook als ons kantoor een andere dienst verricht dan het opstellen van een notariële akte zullen persoonsgegevens worden verwerkt. Wij verwerken alleen die gegevens die nodig zijn voor de voorbereiding, uitvoering en afronding (inclusief facturatie) van de betreffende opdracht.
Wij verwerken persoonsgegevens om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en voor notarissen geldende regelgeving en beroepsregels, zoals identificatie, controle van gegevens, administratieve vereisten of bewaartermijnen.

Persoonsgegevens bij marketingdoeleinden
Om onze klantenkring te onderhouden en uit te breiden kunnen wij u benaderen met voor u relevante informatie, publicaties of uitnodigingen.

Sollicitaties
Om uw sollicitatie te kunnen behandelen, vragen wij om uw persoonsgegevens. De gegevens die u met ons deelt bewaren wij tot uiterlijk vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure. Als wij in de toekomst opnieuw contact met u willen opnemen voor een vacature, dan vragen wij toestemming om uw persoonsgegevens langer op te mogen slaan. Dat zal dan maximaal één jaar zijn.

Bron van verwerkte persoonsgegevens
In de meeste gevallen krijgen wij uw persoonsgegevens van uzelf, bijvoorbeeld als u ons een opdracht tot juridische dienstverlening geeft, als u onze website bezoekt, bij ons solliciteert of uit informatie die wij krijgen tijdens (telefoon)gesprekken en e-mailcontact met u.

Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens ook op andere manieren verkrijgen, bijvoorbeeld van een wederpartij of van derden in het kader van een zaak die wij behandelen, via (openbare) registers (zoals het Huwelijksgoederenregister, het Kadaster, het Handelsregister van de Kamer van Koophandel of de Basisregistratie Personen) of uit openbare bronnen en websites.

Verstrekken van uw persoonsgegevens aan derden
Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan derden door, als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.
Ons kantoor verstrekt, afhankelijk van welke dienst wij voor u hebben verricht, persoonsgegevens aan de volgende ontvangers: (openbare) registers (waaronder het Kadaster,  de Kamer van Koophandel, het Centraal Testamenten Register (CTR), het Centraal Levenstestamenten Register (CLTR), het Huwelijksgoederenregister), de Belastingdienst, Rechtbanken en andere notariskantoren.

Slechts na uw toestemming worden documenten waarin gegevens staan vermeld verstrekt aan derden, zoals uw financieel adviseur of accountant.

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet zonder uw specifieke toestemming doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.

Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de Archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Beveiliging van uw persoonsgegevens
Ons kantoor weet hoe belangrijk de bescherming van uw persoonsgegevens is. Daarom zijn er passende maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Dit doen wij onder meer door het opleggen van een geheimhoudingsplicht aan alle personen die uw gegevens kunnen inzien, een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze systemen en door onze medewerkers goed te informeren over het belang van bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de AVG van onderstaande rechten gebruik maken.

Dit doet u door een (bij voorkeur schriftelijke) aanvraag via onze contactgegevens, die zijn opgenomen in deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoelang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Recht van bezwaar
Als wij uw gegevens gebruiken voor direct marketing kunt u bezwaar maken tegen deze verwerking.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de AVG. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via meuwese@familierechtmeuwese.nl. Als wij er onverhoopt samen niet uit zouden komen dan kunt u terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op het gebied van de privacybescherming www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.